Inbox Zero in 4 Schritten (Kata)
Inbox Zero in 4 Schritten (Kata)
In dieser Kata wendest du die Schritte 2 und 3 von Getting Things Done an, um deine Inbox(en) zu leeren und alles in dein Organisationssystem zu überführen. Danach kannst du dir sicher sein, nichts vergessen zu haben. Nur so kannst dich voll auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Schritt 1:
Öffne deine Inbox und arbeite dich fokussiert durch alle Elemente, wie z. B. Emails, Terminannahmen, Tweets, Likes, Feedback, Rückrufe etc.). Stelle dir zu jedem Element die Frage "Was ist es?".
Schritt 2:
Frage dich jetzt, ob du zu dem ausgewählten Element etwas tun musst oder nicht.
Schritt 3:
Wenn du zu dem ausgewählten Element nichts tun musst, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Löschen, wenn du es in Zukunft nicht mehr brauchst
- Im Referenzmaterial ablegen, wenn du in Zukunft schnell darauf zugreifen musst
- In Irgendwann/vielleicht ablegen, wenn du dir das Element später nochmal vornehmen möchtest
Schritt 4:
Wenn du zu dem ausgewählten Element etwas tun musst, gibt es folgende Möglichkeiten:
- 2-Minuten-Regel: wenn die Erledigung weniger als 2 Minuten dauert, mache es sofort, wenn nicht:
- Delegieren: prüfe, ob du die Aktivität selber tun musst oder sie an jemand anderen delegieren kannst, wenn nicht:
- Aktivität in die Nächste Schritte Liste eintrage, wenn sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt erledigt werden soll oder
- Aktivität in den Kalender eintragen, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden soll oder
Weiterführende Information:
- Kapitel "Move 4" in David Allens Getting Things Done Workbook